Konferencje zagraniczne

Strony:

1
2
3

Sekcja II – Studenci, którzy wnioskują o dofinansowanie na wyjazd
na konferencję naukową

  1. Ogólne zasady
  2. OPCJA A – opłata konferencyjna + inne wydatki
  3. OPCJA B – koszty podróży i/lub koszty noclegu
    (bez opłaty konferencyjnej)
  4. Uwagi odnośnie wypełniania i składania „Wniosku o dofinansowanie wyjazdu na konferencję”
  1. OGÓLNE ZASADY:

-) Dofinansowanie otrzymać mogą jedynie zarejestrowani członkowie STN

-) Student/Studentka może wnioskować o zwrot opłaty konferencyjnej, kosztów podróży i/lub kosztów noclegu

-) Zastosowanie ma zasada: 1 praca prezentowana na konferencji = maksymalnie 1 uczestnik czynny.

Refundacja kosztów w ramach wystąpienia na konferencji może zostać przyznana wyłącznie osobie składającej wniosek o dofinansowanie na wyjazd. W przypadku prac wieloautorskich, dofinansowanie kosztów udziału w wydarzeniu może otrzymać tylko jedna osoba reprezentująca dany dorobek naukowy, niezależnie od liczby osób faktycznie prezentujących pracę podczas konferencji.

-) Podstawą do zwrotu poniesionych kosztów są faktury

-) Faktura za opłatę konferencyjną – wystawiona na dane uczelni:

Nicolaus Copernicus University in Torun,
Gagarina 11, 87-100 Torun / Poland, 
PL8790177291
(w opisie usługi powinno być wymienione imię i nazwisko Wyjeżdżającego)

-) Faktura za transport oraz nocleg – wystawiona na dane studenta/studentki; dostarczona do Działu Nauki i Projektów CM (lic. Izabela Trykowska)

2. OPCJA A – Student wnioskuje o zwrot opłaty konferencyjnej i innych wydatków:

  • opłata konferencyjna
  • opłata konferencyjna + koszty podróży
  • opłata konferencyjna + koszty noclegu
  • opłata konferencyjna + koszty podróży + koszty noclegu

KROK 1: Zanim student/studentka zarejestruje się jako uczestnik czynny na konferencji (wyśle abstrakt, opłaci swój udział), konieczne jest ustalenie kilku kwestii formalnych: 

a) zasady wystawiania faktur przez organizatorów konferencji:

  • czy organizatorzy wystawiają fakturę pro-forma?
  • jeśli nie, czy mogą wygenerować podgląd faktury ustrukturyzowanej (wizualizacji PDF)?
  • jeśli nie, czy mogą wystawić fakturę z odroczonym terminem płatności?

b) sposób płatności za fakturę:

  • czy możliwy jest zwykły przelew bankowy czy też płatność odbywa się wyłącznie poprzez operatorów online (np. PayU, Przelewy24, PayPal)?

Odpowiedzi na powyższe pytania powinny znajdować się w regulaminie płatności lub w zakładce „Opłaty/Rejestracja”. Jeśli regulamin nie precyzuje zasad wystawiania dokumentów, napisz e-mail do organizatorów lub zadzwoń pod podany numer kontaktowy.

KROK 2: Student/Studentka przekazuje wszystkie zebrane informacje dotyczące faktur i płatności do STNu. W tym celu wysyła maila na adres stncmumk@gmail.com lub kontaktuje się ze skarbnikiem STNu. Weryfikacja tych danych z STN jest niezbędna, ponieważ faktura musi zostać opłacona bezpośrednio przez uczelnię. Uczelnia NIE DOKONUJE zwrotów kosztów opłaty konferencyjnej na prywatne konta studentów.

KROK 3: Student/Studentka wysyła abstrakt pracy naukowej do organizatorów konferencji

JEDNOCZEŚNIE,

student/studentka wysyła na adres stncmumk@gmail.com: 

  1. abstrakt pracy oraz 
  2. wypełniony „wniosek o dofinansowanie wyjazdu na konferencję”

Wypełniony wniosek o dofinansowanie posiada:

  • koszt opłaty konferencyjnej!
  • koszty podróży (jeśli dotyczą)
  • koszty noclegu (jeśli dotyczą)
  • pieczątkę i podpis opiekuna koła naukowego!

KROK 4: Po otrzymaniu potwierdzenia od organizatorów o akceptacji pracy, student/studentka przesyła do STNu wspomniane potwierdzenie udziału

  • Wszystkie informacje oraz dokumenty z kroku 2, 3 i 4 STN przekazuje do Działu Rekrutacji i Spraw Studenckich oraz do Prorektorki ds. Studenckich i Kształcenia.
  • Po otrzymaniu pozytywnej opinii Pani Prorektorki w sprawie dofinansowania, możliwe będzie opłacenie udziału w konferencji.

KROK 5: Student/Studentka uzupełnia „Wniosek o Wyjazd Za Granicę”
Instrukcja do wypełnienia wniosku znajduje się na stronie:
https://www.umk.pl/wspolpraca/wyjazdy/wniosek/

Należy uzupełnić tylko te sekcje wniosku, co do których zostało przyznane dofinansowanie (opłata konferencyjna itp.)

W polu na „Źródło finansowania” należy wpisać:
płatne z limitu Prorektorki ds. Studenckich i Kształcenia na działalność Studenckich Kół Naukowych

Wprowadzone do generatora dane nie są przesyłane do żadnych rejestrów, więc „Wniosek o wyjazd za granicę” można wygenerować wielokrotnie. Jednak do dalszego procedowania konieczne jest przekazanie tylko jednej wersji wygenerowanego dokumentu.

KROK 6: Student/Studentka kontaktuje się ze Skarbnikiem STNu celem weryfikacji poprawnego wypełnienia wniosku oraz otrzymuje od Skarbnika unikalny numer zgłoszenia, który należy odręcznie nanieść na ostateczną wersję „Wniosku”

KROK 7: Student/Studentka dostarcza „Wniosek o Wyjazd Za Granicę” do Działu Nauki i Projektów CM:
lic. Izabela Trykowska
e-mail: izabela.trykowska@cm.umk.pl 
tel.: 52 585-33-91

  • W przypadku opłaty konferencyjnej: UCZELNIA NIE DOKONUJE ZWROTU KOSZTÓW NA PRYWATNE KONTO STUDENTÓW; FAKTURĘ ZA OPŁATĘ KONFERENCYJNĄ ROZLICZA BEZPOŚREDNIO UNIWERSYTET
  • W przypadku kosztów noclegu: studenci dokonują opłaty ze swojego prywatnego konta, otrzymują imienne faktury/bilety, które są podstawą do zwrotu kosztów na ich prywatne konto; zakupu najlepiej dokonać jak najszybciej; otrzymane faktury/bilety należy dostarczyć do Działu Nauki i Projektów CM (lic. Izabela Trykowska)
  • W przypadku kosztów podróży –  istnieją dwa tryby zakupu biletów na podróż:
  1. Zakup indywidualny – studenci dokonują opłaty ze swojego prywatnego konta, otrzymują imienne faktury/bilety, które są podstawą do zwrotu kosztów na ich prywatne konto; zakupu najlepiej dokonać jak najszybciej; otrzymane faktury/bilety należy dostarczyć do Działu Nauki i Projektów CM (lic. Izabela Trykowska)
  2. Bezpośredni zakup biletów przez UMK na podstawie oferty z biura podróży – więcej informacji na stronie
    https://www.cm.umk.pl/aktualnosci-2/7095-koszty-podrozy-zakup-biletow.html
  • Całą procedurę należy rozpocząć jak najszybciej! – istnieje ryzyko wydłużenia czasu procedowania wniosku ze względu na m.in. potencjalne problemy z wystawieniem faktury za opłatę konferencyjną przez organizatorów.
  • STN pozostaje do dyspozycji i służy pomocą na każdym etapie procedury

3. OPCJA B – Student wnioskuje o zwrot kosztów podróży i/lub kosztów noclegu (bez opłaty konferencyjnej)

  • koszty podróży
  • koszty noclegu
  • koszty podróży + koszty noclegu

W sytuacji, w której student/studentka nie wnioskuje o zwrot opłaty konferencyjnej (opłaca ją samemu), nie ma potrzeby na wcześniejsze kontaktowanie się z organizatorami, tak jak w opcji A.

Poniższe kroki należy wykonać po zaakceptowaniu pracy przez organizatorów konferencji.

KROK 1: Student/Studentka dokonuje zakupu biletów na podróż i/lub zakupu noclegu w hotelu; otrzymuje imienne faktury/bilety, które są podstawą do zwrotu kosztów na prywatne konto

UWAGA! Jeśli student/studentka zamierza wnioskować o „Bezpośredni zakup biletów przez UMK na podstawie oferty z biura podróży”:

  • nie kupuje biletów samodzielnie,
  • podczas uzupełniania „Wniosku o dofinansowanie wyjazdu na konferencję” w miejscu na „Koszt przejazdu (…)” wpisuje szacunkową wartość biletów (z odpowiednią rezerwą na wypadek wzrostu cen podczas procedowania wniosku)

KROK 2: Student/Studentka wypełnia „Wniosek o dofinansowanie wyjazdu na konferencję”

Wypełniony wniosek o dofinansowanie posiada:

  • koszty podróży i/lub koszty noclegu
  • pieczątkę i podpis opiekuna koła naukowego! 

KROK 3: Student/Studentka wysyła na adres stncmumk@gmail.com

  1. abstrakt pracy 
  2. wypełniony „wniosek o dofinansowanie wyjazdu na konferencję”
  3. potwierdzenie od organizatorów o akceptacji pracy
  4. otrzymane imienne faktury/bilety

KROK 4: STN przesyła otrzymane dokumenty do Działu Rekrutacji i Spraw Studenckich oraz do Prorektorki ds. Studenckich i Kształcenia. Po otrzymaniu pozytywnej opinii Pani Prorektorki w sprawie dofinansowania, możliwy będzie zwrot poniesionych kosztów.

KROK 5: Student/Studentka uzupełnia „Wniosek o Wyjazd Za Granicę”
Instrukcja do wypełnienia wniosku znajduje się na stronie:
https://www.umk.pl/wspolpraca/wyjazdy/wniosek/

Należy uzupełnić tylko te sekcje wniosku, co do których zostało przyznane dofinansowanie (koszty noclegu itp.)

W polu na „Źródło finansowania” należy wpisać:
płatne z limitu Prorektorki ds. Studenckich i Kształcenia na działalność Studenckich Kół Naukowych

Wprowadzone do generatora dane nie są przesyłane do żadnych rejestrów, więc „Wniosek o wyjazd za granicę” można wygenerować wielokrotnie. Jednak do dalszego procedowania konieczne jest przekazanie tylko jednej wersji wygenerowanego dokumentu.

KROK 6: Student/Studentka kontaktuje się ze Skarbnikiem STNu celem weryfikacji poprawnego wypełnienia wniosku oraz otrzymuje od Skarbnika unikalny numer zgłoszenia, który należy odręcznie nanieść na ostateczną wersję „Wniosku”

KROK 7: Student/Studentka dostarcza „Wniosek o Wyjazd Za Granicę” do Działu Nauki i Projektów CM:
lic. Izabela Trykowska
e-mail: izabela.trykowska@cm.umk.pl 
tel.: 52 585-33-91

  • W przypadku kosztów noclegu – studenci dokonują opłaty ze swojego prywatnego konta, otrzymują imienną fakturę, która jest podstawą do zwrotu kosztów na ich prywatne konto; zakupu najlepiej dokonać jak najszybciej; otrzymaną fakturę należy dostarczyć do Działu Nauki i Projektów CM (lic. Izabela Trykowska)
  • W przypadku kosztów podróży –  istnieją dwa tryby zakupu biletów na podróż:
  1. Zakup indywidualny – studenci dokonują opłaty ze swojego prywatnego konta, otrzymują imienne faktury/bilety, które są podstawą do zwrotu kosztów na ich prywatne konto; zakupu najlepiej dokonać jak najszybciej; otrzymane faktury/bilety należy dostarczyć do Działu Nauki i Projektów CM (lic. Izabela Trykowska)
  2. Bezpośredni zakup biletów przez UMK na podstawie oferty z biura podróży – więcej informacji na stronie
    https://www.cm.umk.pl/aktualnosci-2/7095-koszty-podrozy-zakup-biletow.html
  • Całą procedurę należy rozpocząć jak najszybciej! – dokumenty z kroku 3. należy przesłać najpóźniej 14 dni roboczych przed konferencją (dzień wyjazdu nie wlicza się do limitu).
  • STN pozostaje do dyspozycji i służy pomocą na każdym etapie procedury
  1. Uwagi odnośnie wypełniania i składania „Wniosku o dofinansowanie wyjazdu na konferencję”

-) W przypadku dofinansowania kosztów dojazdu – pod uwagę brany jest najtańszy możliwy środek transportu (np. PKP II klasa, PKS, FlixBus, samolot). Jeżeli podróż nie rozpoczyna się w Bydgoszczy, należy zaznaczyć to w podaniu.

-) Jeżeli występuje konieczność noclegu w miejscowości, w której odbywa się konferencja – maksymalna ilość noclegów to (n-1), gdzie n to liczba dni konferencji. Wybrany zostać powinien najtańszy możliwy nocleg w danym mieście.

-) W przypadku, kiedy na tę samą konferencję:

  • jedzie więcej niż jedna osoba,
  • osoby biorące udział w konferencji prezentują inne prace naukowe,

istnieje możliwość współdzielenia kosztów noclegu.

W tej sytuacji osoba dokonująca rezerwacji noclegu umieszcza na swoim „Wniosku o dofinansowanie wyjazdu na konferencję” całkowity koszt noclegu wszystkich osób. Pozostali uczestnicy NIE UMIESZCZAJĄ na swoich Wnioskach kosztów noclegu. Warunkiem zastosowania tego trybu jest złożenie przez wszystkich zainteresowanych wspólnego oświadczenia o solidarnej odpowiedzialności za rozliczenie kosztów i podziale otrzymanych środków. Taki dokument należy przesłać na adres stncmumk@gmail.com razem z pozostałymi załącznikami

-) Wnioski o dofinansowanie będą przyjmowane do momentu wyczerpania środków STN na działalność SKN

-) Wysokość przyznanego dofinansowania ma charakter uznaniowy, a ostateczna decyzja w tym przedmiocie należy do kompetencji Prorektorki ds. Studenckich i Kształcenia

Strony: Strona 1, Strona 2, Strona 3